Chuẩn mực hành vi là những hướng dẫn, qui định tiêu chí về hành vi cần thiết của một tổ chức cần được các thành viên tôn trọng và vận dụng trong các hành vi tác nghiệp, các hoạt động chuyên môn và trong việc xây dựng mối quan hệ. Có thể nói những chuẩn mực hành vi định hướng con người Hải Anh.

Hành vi chuẩn mực của người Hải Anh được thể hiện qua 7 khía cạnh: trong lời nói, giao tiếp; trong cử chỉ; hành động; trong thái độ; ngoại hình; trong ứng xử online và ứng xử trong các hoạt động tập thể.

1. Chuẩn mực hành vi trong lời nói, giao tiếp

1.1. Giao tiếp trực tiếp

Khi tham gia giao tiếp trực tiếp, chúng ta nên chủ động chào hỏi với đồng nghiệp, khách hàng với thái độ thân thiện và chủ động giúp đỡ (kể cả đồng nghiệp, khách hàng, đối tác của bộ phận khác, không phải đến gặp mình). Đồng thời nên lắng nghe tích cực, đặt câu hỏi để làm rõ ý và trình bày ý kiến ngắn gọn, rõ ràng, đầy đủ. Bên cạnh đó việc đảm bảo thái độ tôn trọng cấp trên và đồng nghiệp, không tỏ ý nói xấu tổ chức, cấp trên và đồng nghiệp cũng là một điều mà chúng ta nên chú ý.

Một số điều chúng ta nên thận trọng khi tham gia giao tiếp trực tiếp đó là không nên bỏ qua lời xin lỗi khi mắc sai lầm; không sử dụng ngôn từ quá xuồng xã, nói tục trong giao tiếp và không nên liên tục chen ngang khi đồng nghiệp, cấp trên, đối tác, khách hàng đang nói.

1.2. Giao tiếp trên điện thoại

Khi giao tiếp qua điện thoại, chúng ta nên lưu ý một số vấn đề như sau: Đặt chuông điện thoại đủ nghe, tắt chuông trong các cuộc họp; Sử dụng giọng nói lịch sử khi giao tiếp trên điện thoại, âm lượng vừa đủ nghe; Gọi lại ngay khi có thể nếu có cuộc gọi nhỡ từ cấp trên, đối tác, đồng nghiệp.

Ngoài ra để việc giao tiếp trên điện thoại đạt hiệu quả hơn, chúng ta không nên cắt ngang giữa chừng cuộc gọi; không bật loa ngoài đối với cuộc gọi cá nhân hay sử dụng điện thoại vào việc riêng trong các cuộc hội họp. Ngoài ra cũng cần giữ một thái độ bình tĩnh và tránh tranh cãi qua điện thoại.

1.3. Giao tiếp trên thư từ điện tử

Tại Hải Anh, việc sử dụng email rất phổ biến, đặc biệt là đối với khối Kinh doanh. Vì vậy để giao tiếp trên thư từ điện tử đạt hiệu quả chúng ta nên sử dụng ngôn từ phù hợp với thuần phong mỹ tục và tính chất thư điện tử. Khi viết thư điện tử nên viết với tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng cũng như đọc kỹ nội dung thư, kiểm tra kỹ chính tả trong thư. Sau khi nhận được thư điện tử thì cần trả lời ngay khi có thể.

Một bức thư điện tử sẽ khiến người nhận thấy khó hiểu nếu chúng ta gộp quá nhiều vấn đề vào 1 thư. Đặc biệt lưu ý, không sử thư điện tử để kiện cáo nặc danh hoặc truyền đạt những nội dung không lành mạnh, xuyên tạc về Hải Anh; không thể hiện những bức xúc cá nhân về Hải Anh, đồng nghiệp, cấp trên, đối tác, khách hàng,…bằng những từ ngữ ảnh hưởng đến uy tín, hình ảnh của người Hải Anh qua thư điện tử.

2. Trong cử chỉ

Văn hoá chào hỏi luôn được đề cao tại Hải Anh. Vì vậy để đẩy mạnh văn hoá chào hỏi cũng như nâng cao hiệu quả giao tiếp, chúng ta đừng quên sử dụng nụ cười như một “trang sức” trong giao tiếp. Khi bắt tay với người khác nên bắt tay lần lượt từng người theo thứ tự đến trước, đến sau, người cao tuổi hơn, người có chức vụ cao hơn. Và đừng quên lúc nào tư thế, dáng người của chúng ta cũng phải tự tin, đoàng hoàng, đĩnh đạc, đi lại, đóng mở cửa nhẹ nhàng.

Một số cử chỉ được coi là bất lịch sự mà chúng ta cần tránh như: Né tránh nhìn thẳng vào người đối diện khi giao tiếp, dùng tay chạm lên mặt hoặc vung vẩy tay chân quá nhiều; Biểu cảm gương mặt thái quá hay gật đầu lia lịa rất dễ khiến chúng ta bị hiểu nhầm; Mân mê quần áo, đồ trang sức hay bất kì vật dụng nào trong khi giao tiếp.

3. Trong hành động

Chuẩn mực hành vi của người Hải Anh không chỉ thể hiện trong lời nói, giao tiếp mà còn thông qua hành động hàng ngày của chúng ta như luôn tuân thủ quy chuẩn 5S trong mọi hoạt động ( Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng), tác phong nhanh nhẹn, chuyên nghiệp, đúng giờ; Luôn chào hỏi mọi người khi gặp mặt và chào tạm biệt khi rời khỏi nơi làm việc; Văn minh khi đi thang máy, nên thủ nguyên tắc xếp hàng, nhường lối cho cấp trên, khách hàng, người mang vật nặng, người lớn tuổi, phụ nữ.

Những hành động được coi là không chuẩn mực như: Làm việc riêng, tụ tập, trò chuyện ồn ào gây ảnh hưởng đến người xung quanh; Đùn đẩy trách nhiệm khi công việc không thành công, có sai phạm và đặc biệt là nói xấu hay cố tình “chia bè kết phái với đồng nghiệp”.

4. Trong thái độ

Là người Hải Anh, chúng ta luôn cần tỏ thái độ lịch sự, hợp tác, thân thiện với mọi người, kiểm soát và cảm xúc cái tôi cá nhân; Đón nhận ý kiến phản hồi, tôn trọng ý kiến đồng nghiệp, cấp trên; Cầu thị, ham học hỏi, luôn làm mới bản thân và chấp nhận thử thách.

Không kiêu căng ngạo mạn, không chịu tiếp thu ý kiến và đóng góp ý kiến; Không nên bộc lộ thái quá khi có mâu thuẫn xảy ra; Không chỉ trích đồng nghiệp, cấp trên khi có vấn đề trong công việc.

5. Trong ngoại hình

Hình ảnh một người Hải Anh chỉn chu từ công việc đến ngoại hình là luôn tuân thủ việc thực hiện mặc đồng phục, trang phục công sở theo quy định của Hải Anh; Trang phục công sở lịch sự, sạch sẽ; Kiểu tóc gọn gàng, trang điểm nhẹ nhàng, thanh thoát, phù hợp với môi trường công sở; Đeo thẻ/biển tên của mình trước ngực trong thời gian làm việc và khi đi giao dịch, công tác.

Chúng ta không nên sử dụng trang phục quá cầu kỳ/ phản cảm/ dị biệt khi làm việc; Không nên buông thả, không chăm chút vẻ ngoài. Ngoài ra, việc sử dụng nước hoa quá nồng có thể gây khó chịu cho người xung quanh nên đây cũng là một điểm cần để ý.

6. Trong ứng xử online

Công nghệ và mạng xã hội ngày phát triển nên chúng ta đã dần hình thành thói quen giao tiếp online thông qua mạng xã hội và các ứng dụng trực tiếp. Tại Hải Anh, các group facebook dành cho khối văn phòng và khối sản xuất cũng như các trang fanpage facebook được phát triển một cách mạnh mẽ và liên tục cập nhật những tin tức nóng hổi. Vì vậy để không bỏ lỡ thông tin, chúng ta nên bật chế độ ưu tiên thông báo ở các group chung và luôn tương tác (thả icon, bình luận) để xác nhận với các nội dung thông tin chính thức được đăng. Ngoài ra, đừng quên chia sẻ, lan toả hình ảnh đẹp của Hải Anh lên mạng xã hội cá nhân và sử dụng MXH một cách tích cực, phù hợp văn hoá, thuần phong mỹ tục nhé.

MXH là một con dao hai lưỡi nên khi có mâu thuẫn, bất đồng xảy ra, chúng ta không nói xấu, công kích đồng nghiệp, công ty, không cung cấp những thông tin vu khống, xúc phạm uy tín của tổ chức, cá nhân trên mạng xã hội. Ngoài ra không tiết lộ, phát tán những thông tin mật, thông tin nội bộ của công ty khi chưa được kiểm chứng hoặc công bố.

7. Ứng xử trong các hoạt động tập thể

Một công ty với văn hoá tốt thì chắc chắn không thể thiếu sự đồng lòng của tất cả thành viên. Để xây dựng Hải Anh hùng cường cùng với tinh thần đoàn kết vững mạnh, chúng ta cần tham gia đầy đủ, tích cực, nhiệt tình các hoạt động tập thể (team building, du lịch, dã ngoại, các sự kiện, hoạt động giao lưu thể thao văn hoá,…) do công ty hoặc phòng ban bộ phận tổ chức; luôn đúng giờ trong mọi cuộc họp, hoạt động hay sự kiện của công ty; Chân thành, cởi mở, chủ động thể hiện năng khiếu/ năng lực cá nhân trong các hoạt động tập thể, có ý thức tiết kiệm, tránh lãng phí.

Trừ trường hợp bất khả kháng chúng ta không nên bỏ về giữa chừng khi hoạt động chưa kết thúc; Không gian lận hoặc có hành vi gian dối nhằn đạt giải thưởng, thành tích cho cá nhân và bộ phận. Thêm vào đó, việc lợi dụng các hoạt động tập thể để có những hành vi trái thuần phong mỹ tục, hạ uy tín của đồng nghiệp, cấp trên, lam xấu hình ảnh của công ty là điều cấm kị tại Hải Anh.