Quy Trình Cấp Phát Đồng Phục Công Ty Cho Nhân Viên

Quy trình cấp phát đồng phục công ty đóng vai trò hết sức quan trọng đối với các công ty, đơn vị hay cơ quan. Đặc biệt là đối với những doanh nghiệp lớn, quy trình phát đồng phục bài bản và chuyên nghiệp là cách thức giúp tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân thực hiện việc đổi và nhận mới đồng phục. Mặt khác, giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro, hạn chế chế tình trạng lãng phí ngân sách. 

Tham khảo

• Hướng Dẫn Cách Lập Kế Hoạch May Áo Đồng Phục Công Ty
• Cách Tiết Kiệm Chi Phí May Đồng Phục Công Ty Bạn Cần Biết

Vậy quy trình cấp phát đồng phục bao gồm những bước nào? Cần lưu ý những gì khi cấp phát trang phục nhân viên công ty? Hãy cùng Đồng phục Hải Anh tìm lời giải đáp cho những thắc mắc này với nội dung bài viết dưới đây nhé!

1. Ý nghĩa của quy trình cấp phát đồng phục công ty

Đồng phục công ty được xem là biểu tượng mang tính cá nhân hóa thương hiệu. Thể hiện cho nét đặc trưng và bản sắc riêng của doanh nghiệp, tạo nên những ấn tượng mạnh mẽ và tăng khả năng nhận diện cho thương hiệu. Do vậy, xu hướng đặt may đồng phục cũng ngày một tăng cao, kiểu dáng mẫu mã của đồng phục cũng ngày trở nên đa dạng. 

Hiện nay, nhắc đến đồng phục người ta không đơn thuần nhắc đến bộ quần áo bình thường. Mà còn có rất nhiều phụ kiện đi kèm khác như cà vạt, nơ cổ, mũ nón, thẻ tên, măng sét,… Vậy nên, một quy trình cấp phát đồng phục công ty bài bản và chuyên nghiệp sẽ đóng vai trò hết sức quan trọng:

1.1. Đảm bảo nhân viên được trang bị đồng phục đầy đủ, đúng quy cách và thời gian

Lợi ích đầu tiên của quy trình cấp phát đồng phục đó chính là đảm bảo việc nhân viên sẽ được trang bị đồng phục đầy đủ, đúng quy cách và đúng thời gian. Điều này có ý nghĩa quan trọng giúp tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp, đồng nhất trong hình ảnh của doanh nghiệp. Góp phần tăng độ uy tín và khả năng nhận diện thương hiệu trong mắt khách hàng, đối tác. 

1.2. Quản lý hiệu quả số lượng đồng phục được cấp phát

Việc thực hiện các quy trình cấp phát đồng phục là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp đảm bảo về số lượng đồng phục. Từ đó giúp doanh nghiệp kiểm soát được số lượng đồng phục được giao đến cho nhân viên, công nhân hoặc các bộ phận, phòng ban khác. 

1.3. Dễ dàng lên kế hoạch may đồng phục công ty

Xây dựng và triển khai quy trình cấp phát đồng phục cũng là một cách giúp doanh nghiệp nắm bắt được biến động về số lượng đồng phục trong tháng, trong quý hoặc trong một năm. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc lên kế hoạch may, mua đồng phục phù hợp trong thời gian tương lai.

2. Các bước trong quy trình cấp phát đồng phục công ty chuyên nghiệp

Quy trình cấp phát đồng phục công ty chuyên nghiệp thường bao gồm các bước sau đây.

2.1. Thu thập thông tin về nhu cầu đồng phục

Bước đầu tiên trong quy trình cấp phát đồng phục cũng là bước quan trọng nhất. Việc thu thập các thông tin liên quan đồng phục sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác số lượng đồng phục và loại đồng phục cần thiết đối với từng thời điểm. Điều này giúp tăng hiệu quả của việc sử dụng đồng phục cũng như tránh lãng phí ngân sách của doanh nghiệp. 

2.2 Thành lập bộ phận (ban) cấp phát đồng phục công ty

Để quy trình cấp phát đồng phục được thực hiện một cách bài bản, các doanh nghiệp, tổ chức phải thành lập một bộ phận hoặc phòng ban chuyên phụ trách công việc này. Đội ngũ thực hiện cấp phát đồng phục trực tiếp kiểm soát đầu vào – đầu ra, số lượng đồng phục và các phụ kiện đi kèm.

Đồng thời, chịu trách nhiệm bảo quản đồng phục còn tồn đọng trong kho, nắm bắt nhu cầu sử dụng thực tế của các bộ phận khác trong công ty để đưa ra phương án tăng – giảm số lượng đồng phục hợp lý nhất.

2.3 Viết đơn/phiếu xin cấp phát đồng phục

Khi muốn nhận mới hoặc đổi đồng phục cũ, các bộ phận phải viết đơn yêu cầu hoặc phiếu xin cấp phát đồng phục. Nội dung đơn/phiếu yêu cầu nêu rõ đơn vị, số lượng, chủng loại, thời gian xin cấp phát đồng phục và có đầy đủ chữ ký của người đề nghị cấp phát, người cấp phát, chủ quản hoặc lãnh đạo đơn vị.

Phiếu/đơn xin cấp phát đồng phục được lưu giữ nhằm mục đích thống kê biến động số lượng đồng phục.

2.4 Lãnh đạo công ty hoặc quản lý bộ phận phê duyệt

Đơn xin cấp phát đồng phục phải được lãnh đạo công ty hoặc quản lý bộ phận phê duyệt trước khi chuyển qua cho người phụ trách cấp phát đồng phục. Việc phê duyệt này chứng minh yêu cầu cấp phát đồng phục là nhu cầu thực tế của bộ phận, không phải do cá nhân người yêu cầu tư lợi riêng.

Qua đó, người thực hiện cấp phát đồng phục cũng có cơ sở để báo cáo với cấp trên trực tiếp của mình.

2.5 Lập biên bản bàn giao đồng phục

Bên cấp và bên nhận đồng phục cần lập biên bản bàn giao đồng phục khi hoạt động cấp phát đồng phục hoàn thành. Nội dung biên bản ghi nhận thời gian cấp – nhận đồng phục, số lượng đồng phục thực lĩnh bằng hoặc ít hơn, nhiều hơn so với số lượng đồng phục yêu cầu.

2.6 Kiểm kê số lượng đồng phục theo quý hoặc theo tháng

Bộ phận phụ trách cấp phát đồng phục phải tiến hành kiểm kê số lượng đồng phục trong khi theo tháng, theo quý và theo năm. Mục đích của việc kiểm kê là nắm bắt số liệu đồng phục đã cấp phát và số lượng đồng phục còn trong kho.

Từ đó khái quát nhu cầu về đồng phục của từng bộ phận và đưa ra kế hoạch tăng thêm hoặc giảm bớt số lượng trong những lần đặt may đồng phục tiếp theo.

3. Các nội dung quy định trong quy trình cấp phát đồng phục công ty

Quy trình cấp phát đồng phục cho nhân viên cần thể hiện và làm rõ những nội dung quan trọng sau đây để đảm bảo tất cả các nhân viên đều có thể nắm bắt được: 

3.1. Đối tượng sử dụng

Đối tượng được cấp phát và sử dụng đồng phục công ty là đội ngũ nhân viên chính thức đang làm việc tại doanh nghiệp, trụ sở chi nhánh hay cửa hàng,… Hoặc đối với những doanh nghiệp lớn cho nhiều bộ phận, phòng ban, công ty sẽ có các mẫu đồng phục thiết kế khác nhau cho từng vị trí. Do vậy, trong nội dung quy trình cấp phát đồng phục cần ghi rõ mục này giúp việc bàn giao đồng phục diễn ra một cách thuận lợi và nhanh chóng. 

3.2. Số lượng và kiểu dáng đồng phục

Tùy vào từng công ty mà số lượng đồng phục nhân viên nhận được sẽ khác nhau. Đồng thời, với mỗi vị trí nhân viên mà kiểu dáng và mẫu mã đồng phục cũng có sự khác biệt. Vì vậy, văn bản cấp phát đồng phục cũng cần thể hiện rõ số lượng và kiểu dáng đồng phục cấp phát đến từng nhân viên. 

3.3. Quy trình cấp phát

Trong quy trình cấp pháp cần nêu rõ được những yêu cầu về thời gian nhận đồng phục của nhân viên mới, chẳng hạn sau 3 tháng làm việc hay lên chính thức sẽ được cấp đồng phục. Ngoài ra, cũng cần làm rõ nội dung đổi mới đồng phục cho nhân viên cũ vào thời điểm nào. 

3.4. Điều kiện quy định sử dụng đồng phục công ty (nếu có)

Các quy định về việc sử dụng đồng phục sẽ cho nhân viên nắm chắc việc sử dụng mẫu đồng phục nào cho khoảng thời gian nào. Đồng thời, thể hiện những hình thức xử phạt nếu vi phạm quy định sử dụng đồng phục. 

Tham khảo

• Bật Mí Cách Chọn Màu Áo Đồng Phục Công Ty Bạn Nên Biết
• 15+ Website Thiết Kế Áo Đồng Phục Công Ty Miễn Phí, Cao Cấp

4. Một số lưu ý khi xây dựng quy trình cấp phát đồng phục công ty

Để có một quy trình cấp phát đồng phục chuyên nghiệp, nhanh gọn, các tổ chức, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau.

– Có kế hoạch dự trù về đồng phục: Kế hoạch dự trù đồng phục là kế hoạch đưa ra dự đoán trước về biến động số lượng nhân sự của doanh nghiệp qua từng thời kỳ. Các công ty nên chọn đơn vị may đồng phục uy tín, chuyên nghiệp, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này để có được một bản dự trù hoàn hảo nhất.

– Xây dựng quy trình đơn giản, chặt chẽ: Quy trình cấp phát đồng phục quá rườm rà, phức tạp sẽ gây khó khăn và làm tốn thời gian của các bộ phận trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu quy trình này quá lỏng lẻo thì các doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu rủi ro thất thoát, lãng phí đồng phục.

Vì vậy, khi xây dựng quy trình cấp – nhận đồng phục, các tổ chức doanh nghiệp cần xây dựng các bước đơn giản nhưng chặt chẽ.

– Đào tạo bài bản đội ngũ nhân sự thực hiện cấp phát đồng phục: Để quy trình cấp phát được vận hành suôn sẻ, yếu tố quan trọng nhất vẫn là con người. Do đó, đội ngũ nhân sự phụ trách việc cấp phát đồng phục phải được tuyển chọn kỹ càng và đào tạo bài bản. Nên ưu tiên tuyển chọn nhân lực có kinh nghiệm về kho vận và quản lý hành chính.

5. Các biểu mẫu quy trình cấp phát đồng phục công ty

5.1. Phiếu yêu cầu size đồng phục

Đây là biểu mẫu được phát đến nhân viên khi doanh nghiệp bắt đầu triển khai kế hoạch may đồng phục. Phiếu yêu cầu size đồng phục sẽ giúp nhân viên tự do lựa chọn được size đồng phục phù hợp với hình thể và vóc dáng của mình. Sau đó, phiếu yêu cầu size đồng phục sẽ được tổng hợp và gửi đến bên sản xuất đồng phục. 

Phiếu Yêu Cầu Size Đồng Phục

Thông tin cá nhân

Họ và tên: _________________________

Chức vụ: _________________________

Phòng ban: _________________________

Thông số cơ thể

* Chiều cao: ______________ cm
* Cân nặng: ______________ kg
* Vòng ngực: ______________ cm
* Vòng eo: ______________ cm
* Vòng mông: ______________ cm

Size đồng phục yêu cầu

Áo đồng phục (Áo thun, Áo sơ mi, …): Size _________

Quần đồng phục (Quần tây, Quần kaki, …): Size _________

Váy đồng phục (nếu có): Size _________

Yêu cầu bổ sung (nếu có)

Cần chỉnh sửa độ dài/rộng: Có/Không
Yêu cầu khác: _________________________

Ngày yêu cầu: _________________________

Chữ ký nhân viên:

_________________________

Xác nhận của bộ phận nhân sự:

_________________________

Ghi chú:

* Vui lòng cung cấp số đo chính xác để đảm bảo đồng phục vừa vặn.
* Phiếu yêu cầu này cần được nộp trước ngày [Ngày hết hạn].

5.2. Biên bản cấp phát đồng phục

Biên bản cấp phát đồng phục là một trong những loại biên bản quan trọng nhất. Nó đóng vai trò chứng thực những nội dung trong quy trình cấp pháp và quản lý rủi ro. Trong biên bản cấp pháp sẽ thể hiện các nội dung như thời gian, số lượng cấp phát, kiểu dáng đồng phục, đối tượng cấp pháp, số lượng thiếu – dư,… 

5.3. Quy định sử dụng đồng phục

Quy định sử dụng đồng phục là văn bản đưa ra những quy định cụ thể về việc mặc đồng phục của nhân viên. Điều này giúp nhân viên nắm bắt được quy định sử dụng đồng phục khi đi làm, tạo nên sự đồng đều và nhất quán trong hình ảnh doanh nghiệp. Đồng thời, văn bản quy định sử dụng đồng phục cũng thể hiện các hình thức xử phạt đối với những trường hợp không tuân thủ quy định. 

5.4. File excel quản lý cấp phát đồng phục

File excel quản lý cấp phát đồng phục là dữ liệu nội bộ được bộ phận nhân sự tổng hợp và quản lý. Trong đây sẽ bao gồm các thông tin liên quan đến ngày cấp pháp, số lượng và kiểu dáng đồng phục cấp pháp,… File dữ liệu này giúp doanh nghiệp quản lý được quy trình bàn giao đồng phục cũng như là căn cứ để lên kế hoạch may đồng phục trong tương lai. 

Địa chỉ may đồng phục công ty uy tín, chất lượng: Đồng phục Hải Anh

Đồng phục Hải Anh là một xưởng may đồng phục uy tín với gần 15 năm kinh nghiệm trong ngành may mặc. Hải Anh chuyên cung cấp đến khách hàng đa dạng các mẫu mã đồng phục khác nhau, bắt kịp mọi xu hướng thời trang với chất lượng cao cùng mức giá vô cùng cạnh tranh.
Những lý do khách hàng không thể bỏ qua các dịch vụ thiết kế, đặt may đồng phục công ty tại Hải Anh như:

• Quy trình sản xuất chuyên nghiệp: Hải Anh sở hữu đến hai xưởng sản xuất quy mô lớn, được trang bị về trang thiết bị, máy móc hiện đại. Cùng với đó là đội ngũ thợ may lành nghề, quy trình sản xuất khép kín, đảm bảo sản phẩm đồng phục hoàn thiện có chất lượng tốt nhất.
• Đa dạng mẫu mã đồng phục: Hải Anh cung cấp đến khách hàng đa dạng các sản phẩm đồng phục khác nhau, từ áo thun, áo polo cho đến các mẫu đồng phục áo sơ mi, quần tây – chân váy, đồng phục team building, áo khoác gió công ty,… 
• Mức giá cạnh tranh: Việc áp dụng quy trình sản xuất khép kín giúp Hải Anh tối ưu hóa chi phí và nhân lực, mang đến cho khách hàng mức giá may đồng phục tốt nhất. Hơn nữa, Hải Anh cùng thường xuyên triển khai các chương trình khuyến mãi, ưu đãi lớn về giá.
• Dịch vụ khách hàng tận tâm: Hải Anh quy tụ một đội ngũ nhân viên tư vấn chuyên nghiệp, nhiệt tình và chu đáo, luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi vấn đề từ khách hàng. Chính sách bảo hành và hậu mãi rõ ràng, chuyên nghiệp, đem tới sự hài lòng cho khách hàng. 

Tham khảo

• 10+ Lợi Ích Của Việc Mặc Đồng Phục Với Công Ty, Học Sinh
• 6+ Phương Pháp In Áo Đồng Phục Công Ty Chất Lượng, Giá Rẻ

Tổng kết

Cấp phát đồng phục là vấn đề quan trọng liên quan trực tiếp tới nguồn chi phí vận hành công ty. Vì vậy, các tổ chức, doanh nghiệp cần quan tâm đúng mức tới việc xây dựng và triển khai quy trình cấp phát đồng phục. Tuân thủ các bước và nguyên tắc cơ bản nêu trên chắc chắn sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp có được quy trình cấp phát đồng phục công ty hoàn hảo nhất.

Ngoài ra, quý khách hàng khi có nhu cầu đặt may các mẫu đồng phục công ty đẹp và chất lượng, vui lòng nhấc máy và gọi ngay tới số điện thoại 0886 268 268. Đồng phục Hải Anh luôn sẵn sàng có mặt để đưa đến quý khách hàng giải pháp đồng phục tối ưu và phù hợp nhất!